どのように表示を変更させたいかがわからないとサンプルを
提示しようもないですが、
何通りもパターンがあるかと思います。
データ量が膨大ならMysqlなどのデータベースを利用する。
phpMyAdminがインストールされていればプログラムの知識が
あれば管理画面と一緒になる。
そこまでじゃないけど書き換えが多いので
一括でcsvやテキストファイルなどをUPして置換してしまう。
まあ、管理画面を必要とするなら、フォームでつくりますよね。
メールフォームの場合、完了時にメール送信を行うわけですが、
そこを、なにかに記録する処理を行うということです。
php4 と5また、php.iniの設定等で書き方が変わるので詳細を書いたほうがよろしいかと。

kende様のご指摘通り、三項演算子を使用する際には、コードの複雑度などを考慮する必要がありますね。書きやすさと共に可読性も追求したいところですね。